在庫管理・倉庫管理(WMS)のお役立ちノウハウまとめ
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在庫管理ノウハウ集

在庫管理システムとは?-導入すべきケースと注意点

システム基礎知識

「在庫管理システム」と「在庫管理ができるシステム」の違い

「在庫管理システム」は「在庫管理ができるシステム」です。
しかし「在庫管理ができるシステム」は「在庫管理システム」とは一概に言えません。
そのことは、在庫管理ができる主なシステムを列挙すると分かりやすいでしょう。

<在庫管理ができる主なシステム>
(1)販売管理システム
(2)生産管理システム
(3)ERPパッケージ(受注・生産・販売・在庫管理・会計など、各種基幹業務を一元的に管理)
(4)在庫管理システム(在庫管理の専用システム)
(5)倉庫管理システム/WMS(在庫管理+棚入指示やピッキング・検品)

この5つのシステムのうち(1)~(3)は基幹システムと呼ばれます。
基幹システムとは、会社にとって中心的な活動である販売や生産、会計を管理するシステムです。
基幹システムに在庫管理が付いている場合、その殆どは売上・仕入・製造などの処理に連動し、在庫数を増減させるもの。
いわゆる「帳簿在庫」です。

在庫管理システムとは、在庫管理を専用で行うシステムです。
在庫管理に加え、入庫やピッキングといった倉庫業務までカバーするのが倉庫管理システムです。
在庫管理システムや倉庫管理システムは、モノの動きに合わせて入庫・出庫を入力します。
入力負担を軽くする為、ハンディターミナルでバーコードを読み取る場合も多くあります。
こうして管理される在庫データは帳簿在庫に対して「実在庫」と呼ばれます。

在庫管理システムを導入すべきケース

基幹システムの帳簿在庫だけで会社が問題なく運営されていれば問題ありません。
実在庫のチェックは年に1、2回の実地棚卸だけで充分でしょう。
しかし、以下のような理由で帳簿在庫が実在庫と合わず、不都合が生じるケースが多くみられます。

<帳簿在庫と実在庫が合わない主な理由>
□業務上、売上と出荷のタイミングが違うことがあるが、
 システムは売上に連動して在庫を減らしてしまう。
□間違えて違う商品を受け入れたり、出庫している。
□返品、不良品、サンプル品といった例外処理を適切に処理していない。
□販促物や資材、保守部品は棚卸以外、基幹システムに反映していない。

在庫が合っていないと、倉庫側に実在庫の確認の電話を入れたり、自身で倉庫に行って在庫を数えたりと、無駄な作業を強いられます。
欠品により業務に支障が出たり、過剰在庫によりキャッシュフローが悪化します。

正確な実在庫の把握は、適切な企業活動の基本。
基幹システムが持つ帳簿在庫と実在庫が合わない場合は、専用の在庫管理システムを導入すべきです。

在庫管理システムを導入する際の注意点

在庫管理システムを導入する際、どのような点に気を付けるべきでしょうか?
ここで3つのポイントを紹介します。

費用対効果の検討

管理する規模によって、在庫管理システム導入の効果は異なります。
まずは、自社における費用対効果を確認することが重要です。

実在庫の管理方法としては、在庫管理システムの導入の他に、紙やホワイトボード、EXCELといったアナログな管理方法もあります。
手間が掛かったり、正確さやリアルタイム性は劣りますが、そうした方法でないとコスト的に合わない場合もあるでしょう。
逆にアナログな管理を行うことで内部コストが高くつくこともあります。
自社での費用対効果をしっかりと検討してください。

<アナログな実在庫管理での内部コスト例>
□記帳や入力に掛かる時間
□誤出荷/誤投入による被害額やカバーする時間
□在庫集計や一覧表作成に掛かる時間
□履歴を検索、参照する為に掛かる時間
□新商品や廃品が発生した際に掛かる時間
□情報を共有する為に掛かる時間
□EXCELで入力済みデータを消してしまう為に掛かる時間

基幹システムとの同期の確認

会社としてメインシステムはあくまでも基幹システムです。
基幹システムと合わせた形で運用する必要があります。
合わせる=同期させる方法として一般的なのはファイルによるデータ連携。
どのタイミングでどのデータを同期させるのかを検討する必要があります。
主な同期データをピックアップします。

<主な基幹システムとの同期箇所>
(1)品目台帳(マスター)など各種台帳(必須)
 基幹システム→在庫管理システム
(2)在庫データ/棚卸データ(必須)
 在庫管理システム→基幹システム
(3)入出荷予定データ(任意)
 基幹システム→在庫管理システム
(4)入出荷実績データ(任意)
 在庫管理システム→基幹システム
 

導入体制

システムを導入し効果を導くには、システムの調達だけではなく、初期データの設定、現場の整理整頓、バーコードの整備、自社での運用方法の検討、運用マニュアルの作成、現場への教育とトレーニングといったことが必要です。
これらは、システム業者に丸投げすれば済むものではありません。
まず、実業務とシステムに対して理解のある適任者を担当として社内に定めることが重要です。
その上で担当者はシステムの立上げと運用の浸透に時間を割く様にして下さい。

また、運用が始まれば利用部門での日常業務が変わります。
利用部門におけるトレーニングにも少なくとも1週間程度は期間を割くのが望まれます。
繁忙期は避けて導入を進めるといった配慮が必要となります。

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