在庫管理・倉庫管理(WMS)のお役立ちノウハウまとめ
TEL.045-472-0938(9〜12時/13〜17時半/土・日・祝休)

在庫管理ノウハウ集

在庫管理システムとは?求める機能と導入ポイント

システム基礎知識

当社には日々、在庫管理を行っている企業から管理方法の課題について相談を頂戴します。
特に多いのは「在庫が合わない」という課題。
帳簿在庫と実在庫が合わないと、「販売機会の消失」「保管場所の不足」「使用期限切れの商品破棄」「在庫高の間違い」など、会社にとって大きな損失や信頼を失う結果になりかねません。

「在庫が合わない」理由は大きく分けて、2つあります。

〈日常の運用面のミス・不徹底〉
・入力漏れ(日常業務や不良品・返品など)
・入出庫数の間違い
・実地棚卸のミス
・資材、保守部品などは棚卸以外、基幹システムに反映していない

〈システム側の原因〉
・在庫は売上に連動
・製造ロスの一律差し引き
・取り出しが保管容器単位(例:中身は液体や粉類など)

ヒューマンエラーはアイテム数・入出荷数が多くなると管理が追いつかずに増える傾向があります。
では、システム側の要因は、なぜ発生するのでしょうか。
それは、システムにも様々な種類があり、本来の役割が運用と異なるからです。

在庫管理システムの種類とそれぞれの役割

在庫管理システムとは「在庫が管理できるシステム」です。
どんな種類があるのか、それぞれの役割と併せて見ていきましょう。

種類は「基幹システム」「在庫管理を専用で行うシステム(実在庫管理システム)」の2つです。

基幹システム

(1)販売管理システム
(2)生産管理システム
(3)ERPパッケージ(受注・生産・販売・在庫管理・会計など、各種基幹業務を一元的に管理)

会社にとって中心的な活動である販売や生産、会計を管理するシステムです。
在庫管理機能が付いているシステムもありますが、その殆どは売上・仕入・製造などの処理に連動し、在庫数を増減させ「帳簿在庫」を管理しています。

在庫管理を専用で行うシステム(実在庫管理システム)

(4)在庫管理システム
(5)倉庫管理システム/WMS(在庫管理+棚入指示やピッキング・検品)

モノの動きに併せて入出庫数を増減させるため、「実在庫」を管理します。
倉庫管理システム(WMS)は在庫管理に加え、入庫やピッキングといった倉庫業務までカバー。
帳簿在庫の管理だけでは解消しない「棚卸のズレ」「販売に関わらない在庫管理」「ロット・ロケーション管理」「誤出荷」などの課題を解消させます。

多くの企業では基幹システムをメインとし、実在庫管理システムをサブシステムとして導入
それぞれの役割に沿って運用することで、帳簿在庫と実在庫に差異が出ないようにしています。
また、データ連携させることで二重入力の手間をなくし、効率的に運用します。



※在庫管理システムのクラウド/オンプレミスの特性
クラウド
クラウドはソフトウェアを持たず、インターネット経由で利用可能なサービスです。
メリットはインターネットに接続できれば、どこでも利用可能。
離れている本社と倉庫での運用はもちろん、繁忙期に臨時倉庫を増やしてもネット環境さえあればすぐに利用できます。
安定性・セキュリティ面も実績が増えたことで不安を感じる人も減少し、ニーズが増えています。

オンプレミス
自分たちでサーバーを調達し、ソフトウェアを購入・インストールして使うサービス
独自のセキュリティ対策も可能で自由度が高いことがメリットです。
一方で、サーバーも自社で用意が必要となり、初期費用や準備に時間がかかることがデメリット。

※詳しくは「在庫管理システムにおけるクラウド/SaaSとオンプレミスの違い」で紹介しています

在庫管理システムの機能

多くの会社では既に基幹システムを導入しているため、どんな在庫管理の機能があるか、知っている方が多いでしょう。
一方で、「実在庫管理システムはどんな機能が付いていて、どんな効果があるのか分からない」とよく質問を頂きます。
ここでは、一般的に実在庫管理システムに付いている機能とその効果を詳しく見ていきましょう。

入出庫管理
入荷・出庫作業をサポートするための機能。
「ロット」「ロケーション」ごとに管理
を行えるため、スピーディかつ安定した品質の提供が可能です。
また、バーコード・QRコードを利用することで、入荷&出庫の登録も読み取るだけで在庫データに反映。
ミスの起こりやすかった「棚札記入」「棚札回収」「集計」「PC入力」作業を削減し、迅速で正確な入出庫をサポートします。

出荷(ピッキング)指示
出荷(ピッキング)検品の指示を予め登録。
アイテムのロット・ロケーション指示を確認しながらピッキング可能なため、時間を短縮。
指示と異なる作業を行うと、エラーが発生し、誤出荷を止めます。

入出荷履歴
「いつ」「どこに」「何を」「いくつ」「だれが」「入荷or出荷」したのか履歴を確認できます。
また、特定ロットの出荷先もすぐに洗い出せるため、回収等が必要な時も正確に対応が可能。

外部システムとの連携
品目台帳(マスター)や帳簿在庫を外部ファイル(CSV)から一括取り込み(インポート)ができます。
また、入荷予定・出荷指示の取り込みや実績の出力も可能なため、二重入力を防ぎ、効率的な運用が可能です。

ラベル発行
バーコードのついていないアイテムの管理に活用できるラベル発行機能。
一般的なプリンター、ラベルプリンターなど予算と利用方法に適した発行が可能です。
在庫スイートクラウドのように仕入先に対してバーコードラベル発行機能のみを提供できるシステムもあります

在庫参照
アイテム別・ロット別・ロケーション別で在庫参照が可能。
外出先からもモバイル・PC端末で確認できます。

棚卸
バーコードやQRコードを、ハンディターミナルやスマートフォンで読み取ることでスピーディーな実地棚卸が可能。
複数のハンディターミナルやスマートフォンから入力された結果はリアルタイムに集計されます。
また外部データと比較可能なシステムでは、基幹システムの項目に合わせて集計し、差異を表示します。

分析
在庫高や在庫移動表(在庫推移表)といった集計機能と、ピッキング頻度の多いアイテムのABC分析や滞留在庫一覧といった分析機能があります。


また、一般的に付いている機能ではありませんが、配送会社ソフトと連携させ、送状発行も可能です。
在庫スイートクラウドでは、出荷指示を元に送状ソフト向け配送予定データを出力。
送状ソフトからの実績ファイルを取り込むことで、配送番号(問合わせ番号)が出荷履歴に記録できます。

このようにシステムごとに特別な機能もあります。
導入検討の際はどのシステムだと、どの作業がどれくらい削減できるかを算出し、選択しましょう。

実在庫管理システム導入時の3つの検討ポイント



では、実際に実在庫管理システムを導入する場合、どのような点に気を付けるべきでしょうか?
ここでは、3つのポイントを紹介します。

費用対効果
管理する規模によって、導入の効果は異なります。

実在庫の管理方法としては、実在庫管理システムの導入の他に、紙やホワイトボード、EXCELといった管理方法もあります。
手間が掛かったり、正確さやリアルタイム性は劣りますが、そうした方法でないとコスト的に合わない場合もあるでしょう。
逆にアナログな管理を行うことで作業時間が増え、コストが高くつくこともあります。
まずは、課題は何か、ミスや作業時間数が多い業務を洗い出し、システムにどんな機能があれば、どれくらいの改善ができるのか、具体的な数字から費用対効果を確認しましょう。

基幹システムとの同期確認
会社としてメインシステムはあくまでも基幹システムのため、合わせた形で運用する必要があります。
合わせる=同期させる方法として一般的なのはファイルによるデータ連携。
どのタイミングで「品目台帳」「在庫データ」「棚卸データ」「入出荷データ」など、同期させるのか確認しましょう。

導入体制
システムを導入し効果を導くには、システムの調達だけではなく、初期データの設定、現場の整理整頓、バーコードの整備、運用方法の検討、マニュアルの作成、現場への教育とトレーニングといったことが必要となります。
これらを、システム業者に全て任せてしまうと、実運用と離れてしまい、現場に浸透せず失敗してしまうケースが多く見受けられます。
まず、実業務とシステムに対して理解のある適任者を担当として社内に定めることが重要。
その上で担当者はシステムの立上げと運用の浸透方法を検討し、スケジュール・運用の仕組みを計画・実施していきましょう。

また、運用が始まれば利用部門での日常業務が変わります。
利用部門におけるトレーニングにも少なくとも1週間程度は期間を割くのが望まれます
繁忙期は避けて導入を進めるといった配慮が必要です。

まとめ

在庫管理は仕入れや売り上げに直結し、会社運営・企業成長に大きな影響を与えます。
「正確な在庫管理」を行うためには、「日常業務の徹底」または「基幹システム・実在庫管理システムをそれぞれの役割に沿って運用」することが重要です。
自社の実際の業務や体制と照らし合わせた上で、課題に対する改善策を考えていきましょう。

われわれインフュージョンは、在庫スイートクラウド(クラウド型の実在庫管理システム/倉庫管理システム)を提供しています。
490拠点以上の導入実績を持っており、サイトで紹介している事例も一例に過ぎません。

無料の体験版(30日間)も用意しています。
品目データとPCとスマートフォンがあれば、あなたの環境でバーコード・QRコード在庫管理を体験可能。
以下の「在庫スイートクラウドの機能を見る」をクリックし、製品ページをご覧下さい。

↓ ↓ ↓ ↓ ↓

  • faecbook
  • twitter
  • pocket
  • はてなブックマーク

こんな記事も読まれています