在庫管理・倉庫管理(WMS)のお役立ちノウハウまとめ
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在庫管理ノウハウ集

在庫管理システムとは?在庫が合わず困った時の対処法

システム基礎知識

当社には日々、在庫管理を行っている企業からご相談を頂戴します。
特に多いのは「在庫が合わない」というもの。
システム上の在庫データと実在庫が合わないと、「販売機会の消失」「顧客満足度の低下」「キャッシュフローの悪化」「円滑な業務の妨げ」など、会社にとって大きな損失や信頼を失う結果になりかねません。

「在庫が合わない」原因は、運用側のケースもあればシステム側の場合もあります。

在庫が合わない運用側の原因はイメージしやすいでしょう。
〈運用側の主な原因〉
・入力漏れ(日常業務や不良品・返品など)
・誤入荷や誤出荷
・入出庫数の間違い
・実地棚卸のミス

これらは「人のミス」です。
しかし、人はミスを犯すもの

目視だけでチェックしていると、似た外観のアイテムで取り間違えが起こります。
現場で記帳し、事務所で打ち込んでいると、現場と事務所でミスのリスクも二重になります。
担当者が作ったEXCELシートに担当者だけが打ち込んでいると、誰も入力ミスに気づけません。

我々はバーコードやQRコードを活用した「現場からクラウドへ直接入力するシステム」を提供し、ミスが起こりづらく、気づきやすい環境づくりを支援します。

在庫が合わないシステム側の原因

「在庫が合わないシステム側の原因」とは、どんなものでしょうか?
それを考える前に「在庫を管理できるシステム」について考えてみましょう。

「在庫を管理できるシステム」には大きく2つに分けられます。
1つは「基幹システム」。
もう1つは在庫管理を専用で行う「実在庫管理システム」です。

基幹システム

(1)販売管理システム
(2)生産管理システム
(3)ERPパッケージ(受注・生産・販売・在庫管理・会計など、各種基幹業務を一元的に管理)

基幹システムは、会社にとって中心的な活動である販売や生産、会計を管理するシステムです。
その多くに在庫管理機能が付いていますが、それらは売上・仕入・製造などの処理に連動し、在庫数が自動的に増減される「帳簿在庫」管理です。
そのお陰で少ない操作で効率的に在庫が管理できます。

しかし、売り上げや仕入れは、会計基準での処理です。
「売上計上のタイミングと出荷のタイミングが違う」
「納品書が後で来るので、モノが届いても仕入れ処理ができない」
といったことが起こります。

製造を基準とした処理でも、
「生産伝票を登録すると在庫が振替されるが、実際は製造時間がある」
「製造上に発生したロスまでは、正確に反映できない」
といったことが起こります。

こうした理由で、正しく運用していても、基幹システムでの帳簿在庫は実在庫とは合いません。
それを理解した上で運用するものと言えます。

なお、決算時の棚卸ではズレは許されません。
納品書を送ってもらうなど状況を整えたうえで、業務を止めてシステム上の在庫データと実在庫を合わせます。

「人の頑張りに頼り過ぎない体制づくり」と「会計基準や製造基準ではなく、実在庫基準でのリアルタイムな在庫管理」
これらを実現するのが、当社が提供する実在庫管理システムである「在庫スイートクラウド」です。

では「在庫スイートクラウド」が具体的に何ができるのか?
紹介していきます。

在庫スイートクラウドで出来ること

正確な在庫把握
ハンディターミナルやスマートフォンを活用し、モノの動きに合わせて現場からダイレクトに入力
入力遅れや入力モレを防ぎ、正確かつ効率的に実在庫を把握します。

在庫の保管位置の把握
在庫のロケーション(保管位置を示すアドレス、棚番)も合わせて管理できます。
モノ探しを防ぎ、誰でもスムーズな入出庫作業が行えます。

在庫のロットの把握と入出荷履歴
在庫のロット(製造Lot、入荷日、使用期限など)も管理でき、先入れ先出しを支援します。
「いつ」「どこに」「何を」「いくつ」「だれが」「入荷or出荷」したのか履歴を確認できます。
特定ロットの出荷先もすぐに洗い出せるため、不具合発生時も、ピンポイントでの回収が可能です。

在庫のステータスの把握
ステータス(状態)別での在庫の把握も可能です。
ノーマル品(通常品)のほかに、検査中や不良品といった状態も管理できます。
使用期限を設定すれば、期限切れになるとメールで自動通知したり、「通常品」状態からの自動切換えも可能です。

どこでも在庫を確認
外出先など、どこでもPCやスマートフォンで在庫が確認できます。
バーコードがなくてもコード入力や品名検索からの参照も可能です。

出荷(ピッキング)指示 (Proエディション)
出荷(ピッキング)検品の指示を予め登録。
アイテムのロット・ロケーション指示を確認しながらピッキング可能なため、作業時間を短縮します。

ミスの防止
出荷指示と出荷内容を照合するバーコード検品が可能です。(Proエディション)
アイテム毎の注意メッセージも表示可能。
人に頼り過ぎない現場づくりを応援します。

複数人・複数拠点での共同運用
クラウドなので、どこでも利用可能。
複数拠点にも対応するので、様々なスタッフ間で在庫や入出荷情報を共有できます。
「質問する」「調べて回答する」といった無駄なコミュニケーションを無くします

スピーディーな棚卸
ハンディターミナルやスマートフォンでバーコードやQRコードを読み取り、カウントした数をキー入力するだけ。
各作業者の入力結果はリアルタイムに集計されるので、集計時間はゼロ
基幹システムの在庫データ(CSVファイル)とも比較できます。

発注支援
発注点を設定すれば、発注点割れ品目を洗い出せます。
発注点割れ品目はメールでの自動通知も可能です。

分析
在庫高や在庫移動表(在庫推移表)といった集計機能、ピッキング頻度の多いアイテムのABC分析や滞留在庫一覧といった分析機能があります。

ラベル発行
バーコードのついていないアイテムの管理に活用できるラベル発行機能。
一般的なプリンター、ラベルプリンターなど予算と利用方法に適した発行が可能です。

外部システムとの連携
品目台帳(マスター)や入出荷データを、CSVファイルで取り込むことができます。
API(オプション)を利用すると、外部プログラムから在庫スイートクラウドへ直接アクセスできます。

実在庫管理システム導入時の3つの検討ポイント



では、実際に実在庫管理システムを導入する場合、どのような点に気を付けるべきでしょうか?
ここでは、3つのポイントを紹介します。

課題と効果のコンセンサス
導入を検討するうえで、何が課題なのか?社内で意思統一をはかりましょう。
立場が違うと感じる課題も異なります。
曖昧なまま検討を進めると、関係者の間で目指す方向が異なりプロジェクトが頓挫しかねません。

その上で、期待される効果のコンセンサスも取りましょう。
実在庫の管理方法としては、実在庫管理システムの導入の他に、紙やホワイトボード、EXCELといった管理方法もあります。
当然、精度や効率性は落ちますが、そうした方法でないとコスト的に合わない場合もあるでしょう。

逆に非効率なやり方を続けることで作業時間が増え、コストが高くつくこともあります。
在庫スイートクラウドは費用面で抑えられており、以前と比べて導入ハードルは下がっています。

棚卸での差異金額や差異件数、出荷件数や1件あたりの作業時間、ミスの発生件数、ミス発生時のリカバリーに要する時間やコスト。
社内での在庫問い合わせ件数や対応に要する時間など。
なるべく具体的な数字を用いて課題と効果を明らかにし、改善プロジェクトの合意を形成しましょう。

基幹システムとの同期
会社としてメインシステムはあくまでも基幹システムのため、合わせた形で運用する必要があります。
Excelでの在庫管理の代わりであれば、棚卸の時に合わせるだけで良いでしょう。
より、密接に連携させるならば、入荷や出荷でも連携させます。
どのタイミングでどのデータを同期させるのかを、考える必要があります。

導入体制
システムを導入し効果を導くには、システムの調達だけではなく、初期データの設定、現場の整理整頓、バーコードの整備、運用方法の検討、マニュアルの作成、現場への教育とトレーニングといったことが必要となります。
これらを、システム業者に全て任せてしまうと、実運用と離れてしまい、現場に浸透せず失敗してしまうケースが多く見受けられます。
まず、実業務とシステム、いずれも理解のある適任者を担当に定めることが重要。
その上で担当者はシステムの立上げと運用の浸透方法を検討し、スケジュール・運用の仕組みを計画・実施していきましょう。

また、運用が始まれば利用部門での日常業務が変わります。
少なくともトレーニングに1週間は期間を割くのが望まれます。
部分的な管理からスタートする、といった配慮も必要です。

まとめ

在庫管理は会社運営・企業成長に大きな影響を与えます。
・紙やExcel、目視に頼った管理で発生しがちなミスへの対策
・基幹システムの帳簿在庫では避けられない在庫のズレ
へ対処するのが我々が提供するクラウド在庫管理システムです。

無料の体験版(30日間)も用意しています。
品目データとPCとスマートフォンがあれば、すぐに体験可能。
まずは、以下の「在庫スイートクラウドの機能を見る」をクリックし、製品ページをご覧下さい。

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