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～「預け在庫」管理の課題と対策を解説～
こんにちは。株式会社インフュージョン代表の角です。
今回は、修理や工事を協力会社に委託している企業でよく問題となる「預け在庫」の管理についてお話しします。
預け在庫とは？
自社の在庫だけれど、手元にはない――これが「預け在庫」です。
たとえば外部倉庫に委託して保管している在庫も「預け在庫」の一種です。
ただし、外部倉庫の場合は入出庫や保管のプロが管理しているため、正確な在庫数や日次報告などが期待できます。
一方で、修理や工事を請け負う協力会社さんの場合、そこまでの管理体制を期待するのはなかなか難しいのが現実です。
修理・工事業務で発生する預け在庫の実情
たとえば大型機械を製造しているメーカーでは、納品先で修理が必要になった際、製品を送り返すのは非現実的です。
このため、自社のサービスマンや協力会社さんが現地で修理（オンサイト修理）を行います。
エアコンなどの工事でも同じように、繁忙期と閑散期で作業量に大きな差があるため、 年間を通して自社だけで対応するのは難しく、協力会社と連携するのが一般的です。
在庫の渡し方は2つの方法がある
協力会社に部材（在庫）を渡す方法には、大きく2種類あります。
- 都度渡し方式
- 修理や工事のたびに必要な部材を送る方法。
- 預け在庫が発生しないので管理は楽ですが、輸送コストや時間がかかります。
- 預け在庫方式
- あらかじめ必要になりそうな部材を協力会社に渡しておき、必要なタイミングで使用してもらう方法です。
よくある課題：「リアルタイムに分からない」
多くの現場では、協力会社から月1回の預け在庫の使用報告を受け、それをExcelに入力して理論在庫を算出しています。
しかし、この方法では「今、向こうにいくつ在庫があるか」がリアルタイムに分かりません。
そのため、「在庫ありますか？」「もう使い切りましたか？」と電話やメールで確認するやり取りが増え、お互いに手間がかかってしまうのが実情です。
また、棚卸しの頻度も年に1回程度になりがちで、ズレが見つかっても原因追跡が大変――
こうして「分かっているけど改善できない」状態が続いてしまいます。
根本原因は「システムがないこと」
預け在庫の非効率の多くは、専用の管理システムがないことが原因です。
自社の基幹システムで在庫を管理していても、協力会社が直接入力できるようにするには高額なカスタマイズが必要です。
そこで、現場で簡単に使える「サブの在庫管理システム」を導入するという選択肢が注目されています。
たとえば「リアルタイム在庫管理システム（RIM）」や「倉庫管理システム（WMS）」などです。
ただし、それらも協力会社全体で運用するにはコストがかさみやすく、結果的に「紙とExcel管理」に逆戻りしてしまうケースも少なくありません。
理想的な預け在庫システムとは？
では、どんなシステムが理想的なのでしょうか。
ポイントは次の5つです。
- 現場で使えるサブの在庫管理システムであること
- クラウド型であること（オンプレミスではない）
- 多拠点・多ユーザーでも使いやすい価格体系であること
- ユーザーごとに拠点アクセスを制御できること
- スマホやタブレットでバーコード／QRコードを読み取って報告できること
これらを満たす仕組みであれば、自社倉庫の在庫管理はもちろん、協力会社に預けた在庫もリアルタイムに可視化できます。
「在庫スイートクラウド」が解決します
当社が提供する 在庫スイートクラウド は、 これらの要件を満たすクラウド型の在庫管理SaaSです。
- Liteエディション：リアルタイム在庫管理に特化
- Proエディション：入出荷や倉庫業務全般を扱うWMS構成
複数拠点の一元管理が可能で、倉庫拠点の追加は課金対象外。
100拠点を超える運用実績もあります。
ユーザー単位の課金ではなく 「10ユーザー」「50ユーザー」「100ユーザー」などのコース制なので、ユーザー数が増えるほどコストパフォーマンスが高まります。
現場で使いやすいスマホ対応
在庫スイートクラウドは、PCはもちろん、Android／iOSのスマートフォンにも対応しています。
スマホのカメラでバーコードやQRコードを読み取り、そのまま使用報告を登録できるため、現場のスタッフでも簡単に使えます。
また、報告時に「どの工事・どの案件で使用したか」をメモや案件番号として入力できるので、後からの追跡も容易です。
利用事例：健康器具メーカー・工事会社・雑貨メーカー
導入企業の例をいくつか紹介します。
- 健康器具メーカー様
- 修理用部材を地域の協力会社に預け、使った時点で在庫スイートクラウドに報告。
- どの拠点にどれだけ預けているかをデータ上で明確に管理。
- 工事会社様
- 工事番号ごとに部材の使用を報告。
- 協力会社を倉庫として登録し、案件単位で在庫を可視化。
- 雑貨メーカー様
- 委託販売しており、委託先店舗に自社スタッフが定期的に訪問し、在庫を棚卸し。
- スマホとバーコードを使って短時間で正確に棚卸しを実施。
いずれのケースでも、リアルタイムな在庫把握と業務の効率化を実現しています。
導入もかんたん、すぐにスタート
在庫スイートクラウド Lite は、品目マスターのCSVファイルさえあれば、すぐに運用開始できます。
さまざまなCSVレイアウトに対応しているため、基幹システムの出力データをそのまま取り込むことが可能です。
バーコードラベルの発行機能も標準搭載。
ラベルがない場合でも、当社で整備のお手伝いができます。
無料体験・オンライン相談も受付中
在庫スイートクラウドには、30日間の無料体験版をご用意しています。
オンラインミーティングでのご相談も可能です。
「協力会社に預けた在庫をもっと正確に、効率的に管理したい」
そんな方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
