EXCELを使った入出荷履歴の集計、３つのステップと注意点

ステップ２．EXCELへのデータ取り込み

EXCELには「品目台帳」と「履歴参照」という真っ新なシートを用意し、先ほどエクスポートしたファイルを取り込みます。

取り込む際は各項目の「列のデータ形式」を意識しましょう。
何も指定せずに取り込むと、形式は「標準」となります。

「標準」のままだと、品番や状態といったコード系の項目は「0落ち」や「指数表示」となる場合があるため「文字列」を指定しましょう。
一方、集計すべき数量情報は「標準」のままにします。
数量を「文字列」にすると、ステップ３の集計が動作しません。

＜取込後のイメージ＞

ステップ３．集計シートへの関数の設定

こちらが「集計用」シートです。
「Keyコード」「品目名１」「品目名２」「単位」は「品目台帳」Sheetより指定します。

いよいよ、「入荷」「入荷返品」といった作業別の集計です。
「対象の品目」と「対象の作業」という２つの条件で集計する必要があり、複数条件を指定できる「SUMIFS関数」を使います。

E２に設定されている関数を確認しましょう。
=SUMIFS(履歴参照!$K:$K,履歴参照!$H:$H,$A2,履歴参照!$E:$E,E$1)

これらの式を品目台帳の件数以上に設定しておきます。

なお、式を設定するだけだと、参照先が空の場合「0」が表示されます。
不要な場合は、セルの書式を「ユーザー定義」＝「#」として、0が表示されないようにしておきましょう。

また、再利用できるようExcelファイルは保存しておきます。

運用について

改めて集計する場合は、在庫スイートクラウドからのエクスポートと「品目台帳」シートと「在庫参照」シートへの取り込みを行います。
「品目作業別集計」シートは設定が残っているため、自動集計されます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

Excelは簡単に設定できるぶん、簡単に設定を壊しがち。
また、取り込む際には、データ形式を指定するなど、運用でカバーする部分が残ります。
安定性・効率性を考えると、PythonなどのプログラムやPower Automate Desktopなどのローコードツールでの集計が望まれます。

EXCELの良さは、プログラミングの知識がなくても簡単に設定できること。
まずは集計を試したい場合はExcelが優れています。
状況に応じて適したツールを採用しつつ、思い通りの集計を行って下さい。