在庫管理のためのアイテムのコード化の進め方

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はじめに

我々はクラウド在庫管理・倉庫管理システム「在庫スイートクラウド」を提供しています。
お問い合わせの中で我々が困ってしまうのが、まだ商品・製品・原材料のコード化を実施されていないケースです。

コード化もされていない状態ではシステムでの管理はできません。
そのようにご説明しても
「連番で振ればいいんでしょ？Excelだと簡単に振れるからそんな問題でもないよね？」
と安易に回答されてしまうと、もっと困ってしまいます。
今回は、初めて商品・製品・原材料に初めてコードを振る場合に知っておきたい基礎知識を紹介したいと思います。

コードの振り方の基礎知識

コードには意味を持つ「表意コード」と、単なる連番である「順次コード」（発生順に発番するもの）があります。
多くは「先頭２桁でジャンルを示し、後半６桁は順番にコードを振る」といったように、表意コードと順次コードを組み合わせてコードを振り、「コードを見ただけで製品群が分かる」ことと「コードを振る負担を軽くする」ことのバランスを取ります。

表意コードはあまり細かく分けると将来的に新たなカテゴリーが出た時に対応できなくなります。
大まかな区分に留めるのもコツと言えます。

また、桁数を揃えることも重要です。
一覧表にした時もコードの桁が揃っていないと、表意コードの意味も分かりづらくなります。

・表意コードで何種類にジャンル分けするのか？
・１つの表意コードで、将来にわたり最大何種類のアイテムが扱うのか？

より、それぞれの桁数を決めてください。
それらの合計桁数がコードの桁数となります。

避けるべきコード

意味が分かりやすいからと言って、コード内に日本語を入れるのはやめましょう。
日本語コードの問題や、半角や全角などの表記ゆれで意図したように運用できないことが発生するでしょう。
バーコード化もできず、コードで利用すべきではありません。

また、スペースやカンマをコードとして扱うのも避けるべきです。
ユーザーからコード内に制御文字が含まれるデータを送られてくることもあります。
データを作成する際に誤操作で挿入されるケースが多いのですが、気を付けましょう。

全て数字でかつ先頭が0のコードも危険です。
Excelで扱うと数値として扱われ、先頭からの0がなくなります。
（例：000001→1）
Excelを意識するならば、先頭1桁を1から始めます。
桁数が多いと、巨大な数字として扱われ指数表示に変換されることがあります。
（例：49123456788904→4.91235E+12）
Excelによるデータの置き換えを防ぐ最も安全な方法は、表意コード内にアルファベットを含めることと言えます。

１つのアイテムに１つのコードが原則、使いまわし厳禁

アイテムを特定するコードですので、アイテム１つに対して、コードを１つの振るのが原理原則です。
「コードは同じだけどアイテムは違う」「部署によって違うコードで運用している」ということがあってはなりません。
また、廃品になったコードは使わなくなったからといって、新たなアイテムに対して使いまわすのはもってのほか。
混乱のもととなるので絶対にやめましょう。

まとめ

アイテムのコード化はまだだけど、在庫をシステムで管理したいというのは出来ません。
コード化ができれば、それらをバーコードやQRコードにして誰でも正確に入力できるようになります。
もしJANコードがある場合も、コードとJANを紐づけて管理することで、JANを読んでコードが特定できます。
アイテムのコード化をまだ実施されていない場合は、本コラムを参考にコード化を進めてください。