エクセルでの在庫管理 その長所と限界

在庫管理ができるエクセル作りを任された・・・

「エクセル得意だろう？エクセルで在庫管理できるようにしてよ」
上司からこんな依頼を受けて困っていませんか？

「うちの在庫管理をエクセルでやるのって無理があるけど、うまく説明出来ない」
そのようなことでお困りの方が大勢いらっしゃいます。

エクセルはあくまでも表計算ソフト。
１つの表で管理できる処理は得意です。
釣り下げ札イメージの「単票タイプ」や、日毎の入出荷を集計した「在庫移動表タイプ」ならできます。
インターネットを検索すると、そうしたエクセル在庫管理表が紹介され、入手もできます。
では、それらがどのようなことが出来るのかを紹介したいと思います。

単票タイプ（吊り下げ札イメージ）のメリット・デメリット

釣り下げ札イメージの単票タイプ

単票タイプは棚の横にぶら下げる吊り下げ票をそのままエクセル化したものです。
メリットは、
「いつ、だれが、何を、いくつ、入庫／出庫し、在庫数がいくつに変わったか」
が分かる点です。
デメリットは、複数アイテムの在庫一覧性はありません。
また、紙の釣り上げ票では、行が足りなくなると2枚目を使えばよいのですが、エクセルだと行挿入となります。
作業者の中にはPC操作に慣れていない人もいて、エクセルシートを壊すことになりがちです。

在庫移動表タイプのメリット・デメリット

日毎の入出荷を集計した在庫移動表タイプ

在庫移動表タイプは横軸は日付です。
メリットとしては、数行ずつ別のアイテムとその在庫数が表示されるため、在庫の一覧性は高いです。
デメリットとしては、この表だけでは管理できないことです。
このタイプは在庫の一覧性を優先しているため、入出庫の記録は単票タイプほど細かく入力できません。
事前に、各アイテムの１日の入庫と出庫数を集計する必要があります。
本来、在庫管理は単票タイプのように、都度発生する入出庫を登録することで、在庫が更新される必要があります。
在庫移動表タイプは在庫管理としての機能を満たしているとは言い難いものです。

エクセルによる在庫管理の適用範囲

繰り返しになりますが、エクセルはあくまでも表。
入出荷一覧表に記入すると、在庫一覧表が自動更新されるような、違う角度のデータを連携するような動作は苦手。
在庫管理ソフトのような動作をエクセルにさせるのは無理なのです。

もちろん、エクセル管理の最大の長所は費用が掛からないこと。
・アイテム数が少ない
・モノの動きが少ない
という小規模な運用では予算をかけられないこともあります。
その際は、先ほどの単票タイプや在庫移動表タイプを参考にして紙やエクセルで管理してください。

在庫管理の改善をお手伝いします

「在庫管理は入出荷一覧と在庫一覧という２つの角度の情報を扱うのでエクセルでは難しい」
「専用システムを導入した方が費用対効果が高い」
と説明しても納得されないことが多いでしょう。

そんな場合は、難しくてもエクセルでの在庫管理を実施してみることをお勧めします。
実施してみれば、社内の方々と課題を共有することが出来ます。
こうしたステップを踏むことで、システム導入の費用対効果を多くの方が判断しやすくなり、社内の合意形成に結びつくのです。

＜エクセル在庫管理でよく聞かれる課題＞
・見づらい、エクセル入力の為の集計が必要・・・
・予定件数を超えると、行を増やす必要がある・・・
・行を増やした際に関数を壊し動かなくなった・・・
・ファイルだらけになり、どれが本当のファイルか混乱する・・・
・せっかく入力したのに、誰かがデータを壊した・・・
・設定している関数が多くエクセルが重い、ファイルがなかなか開かない・・・
・入力が大変、バーコードを活用しないと無理・・・

なお、専用の在庫管理システムを導入した場合の費用については我々にご相談下さい。
お客様の状況をヒアリングをした上で、各現場に適したシステムとその運用方法、概算費用を紹介します。