在庫管理のポイント「在庫管理表」とは？活用のメリット・デメリット

在庫管理の重要性

在庫管理は仕入れや売り上げに直結するもの。
会社運営・企業成長に大きな影響を与えるものです。
在庫管理を徹底し、作業を効率化することで「生産性向上」「正確な在庫数の把握」「品質の安定」「出荷時間の短縮」など多くのメリットが生まれます。

企業の重要なポイントとなる在庫管理。
在庫管理を行うために取り入れられているのが、手書きやエクセルの「在庫管理表」とシステムを利用した「在庫管理システム」。
「在庫管理システム」を導入している会社も増えてきましたが、「在庫管理表」を使用している会社もまだまだ多いです。

ここでは、在庫管理のポイントともいえる「在庫管理表」とは何か？その種類や活用メリット・デメリットをご紹介します。

在庫管理表とは？

在庫管理を目的とし、システム以外を使用した管理表を「在庫管理表」と呼びます。
製品などの入庫数・出庫数・在庫数を正しく把握するための表と考えるとイメージがつきやすいでしょう。
「在庫管理表」は一般的に紙やエクセルを使用したものがほとんどです。
特に決まったフォーマットはなく、各会社にて必要な項目を精査し、表に入れ込みます。

紙の在庫管理表例

この例では「品番・品名・場所」ごとに「日付・入庫数・出庫数・在庫数」を入れて管理するようにしています。
紙の在庫管理表はモノを動かす際にすぐに記帳できるように棚にぶら下げている現場も多いです。
こうすることで、記入忘れを防ぎ、在庫のずれをなくします。

エクセルの在庫管理表例

この例では横軸を「日付」、縦軸を「品番・品名・先月繰越数・在庫数・出庫数・入庫数」が入れて管理するようにしています。
エクセルの在庫管理表はモノを動かすたびに個数を入力。自動で計算できるよう事前に関数を入れて作成します。

在庫管理表のメリット

手書きやエクセルの在庫管理表は費用がかからないのが最大のメリット。
エクセルのフォーマットはネットでも無料でダウンロードが可能です。
ルールさえ決めて運用できれば、導入までの手間もコストも最小限に抑えることができます。

在庫管理表の改善ポイント

人が手作業で行うため、どうしてもミスや手間は発生してしまいます。
極力、ミス・手間を減らすためには、ルール・マニュアルを明確に作成することが大切。
在庫管理表を使う全員が理解できることがポイントです。

例えば在庫データを更新する作業は、1日2回11時・16時と更新の時間を決め、入力する人・順番も決めておきます。
すると、全員が同じ認識で作業を行うためミスは減り、ルーティン業務となれば手間も削減できます。
例えミスが起こってしまっても分析がしやすく、改善策を打ちやすくなるでしょう。

在庫管理表に限界を感じたら？

在庫管理表の活用だけでは管理できる内容に限界があります。
商品数が多く、在庫の出し入れも多いと在庫管理表で全部の商品を正確に把握することは困難です。
また、賞味期限別の管理やリアルタイムな在庫管理も実現は難しいでしょう。

そこで、商品数・入出庫数の多い在庫管理、リアルタイムな在庫管理を実現するために、選ばれるようになったのが、在庫管理ができるシステムです。
一般的には3タイプあり、「販売管理システム」「EC管理システム」 「実在庫管理/倉庫管理システム」と呼ばれるもの。

「販売管理システム」や「EC管理システム」の在庫管理は、売上・仕入・製造などの処理に連動し、在庫数を増減してくれます。

「実在庫管理/倉庫管理システム」の在庫管理は、モノの動きに合わせてリアルタイムに在庫管理を行います。
さらに在庫管理表では管理が難しい、資材・消耗品など販売に関わらない在庫の管理、ロット別（賞味期限など）の在庫管理、ロケーション管理の課題も解決。
入出庫の記録はハンディーターミナルやスマートフォンでバーコード・QRコードを読み取るだけ。
リアルタイムに現場から直接反映できることで、管理負担やミスを減らすことができます。

在庫管理システムの導入時は初期費用もかかり、現場での在庫管理作業を変えることになるので手間もかかります。
しかし、導入後は「誤発注・誤出荷」「伝票の入力作業」「保管場所を探す時間」「ロット管理にかかる手間」などがなくなり導入費・手間以上の利益とメリットがあります。

「在庫管理」は企業が成長していくために必要不可欠なものです。
それぞれの課題に合わせて適切な在庫管理の方法を選択していきましょう。