Excel在庫管理の克服すべき６つの課題

はじめ

当社は法人の皆様から、年間300～400件の在庫管理に関するご相談をお受けしています。
お悩みで多いのが、Excelを使っていることで発生するトラブルです。
Excelからの脱却を提案しても、経営層からはExcel管理＝デジタル管理ができていると判断され、話が進まないケースも見られます。
Excelでの在庫管理では、何が問題になるのか？
今回は、皆様からよく聞くお悩みを6つ紹介しましょう。

６つの課題

その1 ファイルが重く、サクサク仕事ができない

Excelは扱うデータが増えてくると、動作が重くなります。
特にファイルを開く時に時間がかかります。
法人の在庫管理なら、数千、数万というセルに関数を設定します。
そうすると、何をするにも重くなります。
サクサクと仕事が進まないのです。

その2 最新のファイルがどれか分からない

Excelにはバックアップ機能がありません。
特定のタイミングで自分でファイルをコピーしておくのがExcelでのバックアップ運用です。
似たようなファイルがいくつも存在し「最新のファイルがどれかわからない」という状況になりがちです。

その3 どこに入力すべきか分からない

Excelは広大な表です。
設定をしないかぎり、どこにでも入力できます。
「罫線を引く」「セルに色を付ける」ことはできますが、どこにどう入力したら良いのかが、誰でも分かるわけではありません。
「作った人に聞かないと、使い方が分からない」
そんな運用に陥りがちです。

その4 いつ誰が入力したか分からない

Excelでは誰が入力したか、自動的には記録されません。
「入力したはずのデータが消えている」
そんな時も、誰かが間違えて上書きしたのか、調査する方法がありません。

その5 外出先で操作できない

Excelは1つのファイルであり、それをパソコン上で操作するのが基本です。
パソコンの持ち出しを禁止している企業も多くあります。
簡単には外出先で操作はできません。

その6 引継ぎが難しい

どのような設定がされているのか。
修正したい時はどう直すのか。
バックアップはどうするのか。

非エンジニアの方がExcelを作成されている場合、資料作成のノウハウがない、作成する時間が割けないといったといった理由より、ドキュメントが整備されていないことがほとんどです。
そのため、作成者が異動や退職をする際、次の担当者は各セルの関数を追いつつ全体像を紐解く必要があります。
こうして、担当の引き継ぎが難しくなるのです。

さいごに

Excelは非エンジニアでも設定でき、入力するだけで計算してくれる手軽さが受け、広く浸透している表計算アプリです。
もともと、１台のPCで１つのファイルを操作することを前提に作られたもの。
今ではネットワーク上でのファイル共有にも対応していますが、チームで統制が取れた運用を行うのは難しいツールです。

当社が提供するクラウド在庫管理システムは、Excel運用に限界を感じた方が多く移行されています。
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