在庫管理システムの本稼働に必要な７つのステップ

はじめに

我々は、クラウド在庫管理システム「在庫スイートクラウド」を提供しています。

導入を検討されているお客さまから
「導入してから本稼働まで、どの程度の期間を見ておけば良いですか？」
と、よくご質問を受けることがあります。

中には「10月1日からの本稼働に向けて、10月からの契約を考えています」
と仰られて、慌てて難しいことを説明するケースもあります。

では、契約しシステムが使えるようになってから、本稼働まで、ユーザーはどの様な準備が必要になるのでしょうか？
今回はそんな話をしていきたいと思います。

STEP①　GOALの設定

在庫スイートクラウドを導入する際は
「PC在庫と実在庫を合わせたい」
「ミスを減らしたい」
「管理工数を減らしたい」
などの、達成したいGOALがあるはずです。
お客様のお話をお伺いすると、人によってGOALの認識にバラつくことがあります。
まずは関係者でGOALの認識を合わせましょう。

その上で、GOALをなるべく定量化するのがポイントです。

「PC在庫と実在庫を合わせたい」場合であれば、
従来の実地棚卸での差異がどれぐらいで、導入後はどの程度まで差異を減らしたいのか。

「ミスを減らしたい」場合は、
現状のミスの発生件数や発生率を明らかにし、削減目標を出します。

「管理工数を減らしたい」のであれば、
現状の管理工数を明らかにし、目標の削減工数を設定します。

とあるユーザーは、実地棚卸を行うと基幹システムと全然合わないことが課題でした。
経営層から「棚卸の差異を5％以内にすること」という指示のもと、改善プロジェクトを立ち上げられ、在庫スイートクラウドをご導入頂きました。

効果を定量的に設定し測定することで、PDCA（計画・実行・評価・改善）を回すことができ、改善・向上につながります。
定性的な目標だけでなく、定量的な目標も立てることを心がけましょう。

目標設定の具体例は、こちらのノウハウ集でご確認いただけます。
在庫管理システム導入プロジェクトの目標設定と効果測定

STEP②　システム設定と台帳登録

「在庫スイートクラウド」を動かすのに必ず必要になるのが、システム設定と台帳（マスター）登録です。

システム設定は、在庫スイートクラウドの基本設定。
いくつかの設定項目をもっており、設定内容によりシステムの動作が変わります。
・数量の小数点の有無や有の場合の桁数設定
・項目の使用／不使用や項目名の設定
・バーコード関連の設定
など。

検討段階で30日間無料の体験版をお出しする際は、当社がお客様へヒアリングを行い、各社にあったシステム設定を行います。
慣れてくると、ユーザー自身で設定を変更することも可能です。

ご契約後、本番用システムが提供されると、検討段階で確認した内容を改めてユーザー自身で設定します。
台帳（マスター）データの設定も必要です。
必須なのは
・品目台帳
・倉庫台帳
・ユーザー台帳
です。
これらは登録しないと運用できません。

その他、各ユーザーの運用方法に応じて
・ロケーション台帳（倉庫ごと）
・仕入先台帳
・出荷先台帳／直送先台帳
といった台帳も必要があれば登録します。

登録はCSVファイルのインポートで一括登録できます。
あらかじめ
・データは揃っているのか
・データの桁数や内容はシステムの仕様内に収まっているのか
確認しておきましょう。

STEP③　バーコード・QRコードの整備

自社でバーコード・QRコードを印字し、棚やモノに貼って運用する場合は、バーコードやQRコードラベルを貼っておく必要があります。
（貼る必要のない場合、STEP③は飛ばしてください）

モノに貼って運用する場合は、入荷してきたモノに対し、なるべく早く貼り付け始めましょう。
早く貼れば所有する在庫のバーコードラベル率が上がり、本稼働前の発行・貼り付けの負担が軽くなります。
教育やテスト稼働を兼ねて、入荷時でのラベル発行だけはスタートすることをお勧めします。

STEP④　ルール作りと運用マニュアル

システムはあくまでもツールです。
人が正しく運用してこそ、効果を発揮します。

検討段階で、「どの業務」に対し「どのようにシステムを使い」運用するのかを決めたはずです。
曖昧な部分があると現場は混乱します。
本番稼働前にはしっかりと運用ルールを確認しましょう。

決めた運用ルールを、スタッフ全員に浸透し徹底させるには、運用マニュアルが必要です。
こう説明すると
「運用マニュアルは、作ってくれないの？」
と聞かれることがあります。

当社が提供するのはシステムマニュアルです。
すべての機能について全体的に説明した辞書のようなもの。

自社の入荷〜保管〜出荷の業務に沿った「運用マニュアル」は、業務を理解し自社での使い方を決めたユーザー自身でないと作れません。
自分達の運用で必要となる入力項目を画面の画像と共に説明しましょう。

新商品がまだ未登録で入力するとエラーになる場合、どの部署に連絡するのか？といったイレギュラー処理も明確にすることが大切です。

在庫スイートクラウドを導入されて、短期で効果を発揮されているユーザーを見ていると、皆さんシンプルで分かりやすい運用マニュアルを準備されています。
とあるユーザーは、別部門のスタッフに運用マニュアルに沿って作業をしてもらい、マニュアルの分からない点を洗い出されたそうです。
「慣れたスタッフだとマニュアルの足りない部分も、自身の知識で補ってしまい、マニュアルの整備が進まないから」とおっしゃっていました。

ぜひ、自社にあった運用マニュアルを準備し、現場へのシステムの浸透を目指しましょう。

STEP⑤　教育

運用マニュアルを準備できれば、各スタッフへの教育を行います。
台帳データの取り込みなど、管理側の教育もありますが、やはり気を使うのが現場スタッフへの教育です。

スタッフによってITの習熟度は違います。
レクチャーを行っても、理解度はある程度バラつきます。
システム管理者が説明して全員が分からなくても、深刻になる必要はありません。
理解したスタッフが他のスタッフに教えることで、理解が浸透していきます。

少しずつ理解が広がり不安が減ると、質疑応答も活発になります。
運用マニュアルに盛り込んだ方が良い内容はフィードバックすることを伝えます。

最後は大抵「やってみないと分からないね」ということでお開きとなります。
座学でのレクチャーでは、ここまで来れば充分です。

STEP⑥　テスト稼働

管理側も現場側も教育が終われば、いよいよテスト稼働です。
入荷から出荷まで、一連の業務をシステムを使って進め、問題なく運用できるかを確認します。
できれば教育からあまり感覚をあけないようにしてください。

テスト稼働は、立ち上げを行うユーザー活動の中で、重要な工程です。
ここで課題を洗い出しておかないと、問題をはらんだまま本稼働に入ってしまいます。

大抵は、通常業務のかたわらテスト稼働を実施されるはずです。
特定のエリアやアイテムに絞ったり、スタッフをローテーションするなど、負担を抑える工夫を考えましょう。
突発的に業務が忙しくなり、思うようにテスト稼働が出来ないというリスクもあるはずです。
多くのスタッフに、楽しく前向きに取り組んで貰えるよう、ある程度余裕をみたテスト期間を設定してください。

STEP⑦　スタート在庫の作成

本格稼働で最初にすることは、開始時点の在庫データをセットすることです。

スタート在庫に関して多い勘違いが
「既存システムに在庫データがあるから、それを取り込むだけで済む」というもの。
もちろん、在庫スイートクラウドで管理する在庫データが、基幹システムの在庫管理と全く同じであれば、取り込むだけで問題ありません。

しかし、在庫スイートクラウドは、入出庫や倉庫管理のシステムです。
基幹システムでは扱っていない「ロケーション」や「ロット」といった情報を扱うことが多いため、大抵の場合、在庫スイートクラウドと基幹システムの在庫データは異なります。

まずは、在庫スイートクラウドで必要な「在庫データ」があるか？を確認しましょう。
ある場合は、棚卸機能でインポートして確定して下さい。
ない場合は、棚卸機能で実際に実地棚卸を行いスタート在庫データを作成します。

こうしてスタート在庫をセットすれば、いよいよ入荷・出荷の本稼働となります。

まとめ

在庫管理システムの導入から本稼働までの、ユーザーが行う立ち上げに向けた活動はイメージ出来たでしょうか。
同じシステムでもユーザーのアイテムや管理方法によって、設定や運用方法は変わります。
自社に合った運用で本稼働ができれば「作業時間の短縮」「生産性の向上」「ヒューマンエラーの防止」など、一時的にかかる改善活動を超える効果を得ることが可能です。
導入するからには、効果がでるよう進めていきましょう。

われわれインフュージョンは、ユーザーの運用が軌道にのるよう、サポートいたします。
過去の導入実績から、情報提供やアドバイスをさせて頂きます。
自社のマニュアル作成やルール作りにあたり、分からないことなどあればお気軽にご相談ください。

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